Comptabilité des Matières

La comptabilité des matières est un volet essentiel des finances publiques ayant pour objet l’étude de l’ensemble des règles régissant la gestion des matériels et des matières nécessaires au fonctionnement de l’administration. Ses objectifs fondamentaux sont la traçabilité, le suivi, le contrôle et la transparence des mouvements des biens publics. Elle vise prioritairement la sauvegarde et la sécurisation du patrimoine de l’État contre toute forme de gabegie, de dilapidation ou de déperdition. En assurant une image fidèle du patrimoine mobilier des organismes publics, elle contribue à la préservation des deniers publics à travers un enregistrement rigoureux des actifs, qu’ils soient durables ou consommables.

Le système se décline en trois grandes subdivisions basées sur la nature, la valeur et la destination des biens. La comptabilité des approvisionnements concerne les matières et matériels acquis par un service pour être redistribués à d’autres utilisateurs finaux, constituant ainsi des stocks de consommation ou d’usage futur. La comptabilité des matériels en service gère les objets durables, tels que les véhicules ou le mobilier, dont la valeur unitaire est supérieure à 50 000 Ariary. Enfin, la comptabilité administrative offre une gestion simplifiée pour les objets consommables et les matériels durables dont la valeur est inférieure ou égale à ce seuil de 50 000 Ariary.

L’ordonnateur en matières, incarné par le gestionnaire d’activités, est le pivot décisionnel de la gestion du patrimoine au sein d’un service. Il possède la compétence exclusive pour certifier le service fait sur les factures et ordonner formellement toutes les opérations de prise en charge ou de décharge des matériels. Ses responsabilités incluent la nomination du dépositaire comptable et des membres des différentes commissions, une prérogative qui ne peut être déléguée. Il doit également coter et parapher les livres comptables obligatoires et viser la fiche de détenteur effectif avant toute remise de matériel à un utilisateur.

Le comptable en matières, nommé dépositaire au niveau de chaque service opérationnel, assure la gestion technique et administrative quotidienne des biens. Sa mission première est de veiller à la garde, à la conservation et à l’entretien physique des matériels dont il a la charge. Il est responsable de la tenue rigoureuse des écritures comptables, de l’archivage des pièces justificatives et du classement des documents selon les délais légaux. En fin d’exercice, il prépare les dossiers de reddition de comptes et instruit les procédures de condamnation pour les matériels devenus inutilisables.

Le détenteur effectif est l’agent de l’administration à qui un matériel est confié pour les besoins directs du service. Le transfert de responsabilité s’opère du dépositaire vers cet utilisateur final par l’établissement d’une fiche de détenteur effectif en trois exemplaires, visée par l’ordonnateur. Cet agent est personnellement responsable de la conservation en bon état des objets mis à sa disposition. Il lui est formellement interdit de prêter ou de substituer le matériel sans autorisation préalable, et sa responsabilité pécuniaire peut être engagée en cas de perte ou de détérioration résultant d’une négligence manifeste.

La comptabilité des matières repose sur le principe du prix historique, ce qui signifie que les matériels sont inscrits à leur valeur d’achat ou de don et conservent cette valeur initiale sans subir d’amortissement. Si des objets identiques sont en stock à des prix différents, une unification basée sur la valeur moyenne doit être pratiquée en fin d’année. Pour organiser ces actifs, les biens sont classés selon une nomenclature sommaire officielle divisée en treize catégories par nature. Cette classification regroupe les objets de manière logique, allant des combustibles et de l’habillement jusqu’aux matériels de transport et de bureau.

Toute unité comptable doit tenir deux registres principaux, cotés et paraphés, pour assurer la traçabilité de sa gestion. Le Journal enregistre chronologiquement toutes les opérations d’entrée et de sortie en quantités et en valeurs, chaque écriture étant justifiée par une pièce numérotée. Le Grand Livre récapitule ces mouvements en les classant par numéro de nomenclature et par ordre alphabétique des articles. Ces documents doivent être arrêtés à chaque fin d’exercice et conservés pendant une période de cinq à dix ans selon la nature du service.

Aucune écriture ne peut être passée dans les livres sans une pièce justificative formelle et un ordre écrit de l’ordonnateur. L’Ordre d’Entrée est utilisé pour toute prise en charge résultant d’un achat, d’un don ou d’un excédent constaté lors d’un recensement. À l’inverse, l’Ordre de Sortie sert à formaliser toute décharge suite à une mutation, une perte ou une condamnation pour vétusté. Ces documents, appuyés par des factures certifiées ou des procès-verbaux approuvés, garantissent que chaque mouvement du patrimoine est dûment autorisé et tracé.

Le contrôle physique des matériels est assuré par un recensement général obligatoire, effectué annuellement de préférence en fin d’exercice. Cette opération, menée par une commission de recensement d’au moins trois membres, permet de vérifier la concordance entre les existants réels et les écritures comptables. Les résultats sont consignés dans un procès-verbal précisant les éventuels excédents ou déficits. D’autres commissions ponctuelles sont instituées pour l’évaluation des biens dont le prix est inconnu ou pour examiner les matériels proposés à la condamnation.

La reddition de comptes est la procédure annuelle par laquelle le dépositaire comptable justifie sa gestion devant les autorités de contrôle pour être libéré de sa responsabilité. Le dossier de reddition, comprenant l’état appréciatif, l’inventaire et le procès-verbal de recensement, doit être déposé au plus tard le 31 mai de l’année suivant l’exercice clos. L’aboutissement de cette procédure est l’obtention d’un quitus de gestion délivré par la Direction du Patrimoine de l’État. Ce document est indispensable, car l’approbation du compte de l’année précédente conditionne l’autorisation d’engager de nouveaux achats de matériels.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Demande adressée au Chef SRB

▪ PV de condamnation pour destruction/démolition ou pour vente visé par le CF, en 4 exemplaires

▪ Inventaire

▪ Ordre d’entrée des objets à condamner

A respecter

▪ Il est fortement recommandé de faire vérifier la version électronique du PV de condamnation, par le SRB, avant son impression et sa transmission auprès du Contrôle Financier.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Demande de condamnation pour perte adressée au Chef SRB

▪ PV constatant la perte visée par le CF, en 4 exemplaires

▪ Attestation de recherche infructueuse délivrée par les autorités policières

▪ Inventaire

▪ Ordre d’entrée des objets perdus

A respecter

▪ Il est fortement recommandé de faire vérifier la version électronique du PV de condamnation, par le SRB, avant son impression et sa transmission auprès du Contrôle Financier.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Demande de condamnation adressée au Chef SRB

▪ Note de présentation

▪ PV de condamnation pour vente, visé par le CF, en 4exemplaires (Mentionner le prix d’acquisition du véhicule)

▪ Photocopie certifiée de la décision de nomination du dépositaire Comptable

▪ Ordre d’Entrée du matériel

▪ Dernier quitus

▪ Inventaire des matériels correspondant au dernier quitus ;

▪ Photocopie de la carte grise certifiée par le Centre d’Immatriculation ou Attestation d’appartenance délivrée par le C.I.M

▪ Mise à prix fixée par un Expert du Garage Administratif

▪ Fiche technique établie par un Expert du Garage Administratif

A respecter

▪ Procédure destinée aux véhicules en épave/ tas de ferraille ou vétustes de plus de 15 ans 

▪ Le véhicule doit être recensé et en règle vis-à-vis de la douane

▪ Pour les EPN, l’accord préalable de l’organe délibérant est exigé

▪ Les cartes grises des véhicules condamnés doivent être remises au SRB

– Tous véhicules administratifs destinés à être condamné doit obligatoirement être enregistré dans le compte matières du Service concerné.

▪ Il est fortement recommandé de faire vérifier la version électronique des PV de condamnation, par le SRB, avant son impression et sa transmission auprès du Contrôle Financier.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Note de présentation

▪ Décision portant nomination du Dépositaire comptable visé par DRCF et signé par l’Ordonnateur en matière

▪ Décision portant nomination des membres de la Commission de recensement / d’évaluation, signé par l’Ordonnateur en matière

▪ PV d’évaluation, le cas échéant,

▪ PV de recensement général Visé par le CF, en3 exemplaires

A respecter

▪ Il est fortement recommandé de faire vérifier la version électronique du PV de recensement, par le SRB, avant son impression et sa transmission auprès du Contrôle Financier.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Note de présentation

▪ Décret portant création du service

▪ Décision portant nomination du Dépositaire comptable visé par DRCF et signé par l’Ordonnateur en matière

▪ Décision portant nomination des membres de la commission de recensement / d’évaluation, d’agent recenseur… signé par l’Ordonnateur en matière

▪ PV de recensement Visé par le CF, en 3 exemplaires

▪ Etat appréciatif Visé par le CF, en 3 exemplaires

▪ Inventaire, en 3 exemplaires

▪ PV d’évaluation (selon le cas)

▪ Ordres d’entrée

▪ Factures ou autres pièces justifiant les entrées

A respecter

▪ Il est fortement recommandé de faire vérifier la version électronique des PV/Inventaires et Etat appréciatifs, par le SRB, avant leurs impressions et transmissions auprès du Contrôle Financier.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Note de présentation

▪ Etat appréciatif Visé par le CF

▪ Inventaire

▪ Le PV de recensement Visé par le CF

▪ Décision portant nomination du dépositaire comptable visé par la DRCF et signé par l’Ordonnateur en matière

▪ FCC 4 T de l’année n.

▪ Copie du dernier quitus

▪ Décision portant nomination des membres de la commission de recensement/d’évaluation, d’agent recenseur signé par l’Ordonnateur en matière

▪  PV de condamnation (selon le cas)

▪  PV d’évaluation (selon le cas)

▪  Ordres d’entrée

▪  Ordres de sortie

▪  Autres actes jugées nécessaires et toutes les pièces justificatives des entrées et des sorties.

A respecter

▪ Il est fortement recommandé de faire vérifier la version électronique des PV/Inventaires et Etat appréciatifs, par le SRB, avant leurs impressions et transmissions auprès du Contrôle Financier.

▪ A effectuer avant la fin du mois de mai de chaque année N+1, et tous les ans même en cas d’absence d’une ligne de crédit destinée à l’acquisition de matériels et mobiliers.