Exécution Budgétaire

L’ordonnateur secondaire reçoit une subdélégation de pouvoir de l’ordonnateur délégué pour gérer les crédits qui lui sont alloués. Il est chargé de procéder à l’engagement financier, d’arrêter et d’effectuer la liquidation des dépenses, puis d’ordonnancer ces dernières en signant les ordres de paiement. En matière de recettes, il lui incombe de constater les droits des organismes publics et de mettre en recouvrement les créances. Il assume la responsabilité personnelle de la gestion budgétaire et du respect des règles d’exécution de la dépense publique.

Le comptable public assure la prise en charge et le recouvrement des ordres de recette ainsi que l’encaissement des droits de l’organisme public. Il est responsable du contrôle de la validité de la créance et du paiement des dépenses sur ordre de l’ordonnateur accrédité. Ses missions incluent la garde des fonds et valeurs, le maniement des disponibilités et la tenue de la comptabilité du poste comptable. Il doit veiller à la conservation des pièces justificatives pendant au moins dix ans et suspendre le paiement en cas d’irrégularité constatée.

La personne responsable des marchés publics est chargée de conduire l’intégralité de la procédure de passation des marchés publics. Son rôle s’étend du choix de la procédure de mise en concurrence jusqu’à l’approbation du marché définitif et la désignation du titulaire. Elle assure également la gestion et le suivi rigoureux de l’exécution des marchés conclus. Cette fonction est exclusive et incompatible avec l’exécution d’autres rôles publics ou privés.

Le dépositaire comptable assure la réception physique des fournitures et des matériels commandés par l’ordonnateur secondaire. Il est responsable de la conservation et de la garde des biens après leur réception effective. Il tient la comptabilité administrative et la comptabilité des matières retraçant les mouvements et les existants en stock. Chaque année, il procède à la reddition des comptes matières afin d’obtenir son quitus de gestion.

Le régisseur de caisses d’avances est un agent habilité à payer directement des menues dépenses ou des charges urgentes sans mandatement préalable. Il est chargé du maniement des fonds avancés par le comptable public et doit tenir un livre-journal de caisse pour le suivi des disponibilités. Il a l’obligation de produire les pièces justificatives des dépenses réalisées dans les délais réglementaires pour la régularisation des fonds. Le régisseur est personnellement et pécuniairement responsable de sa gestion et doit constituer un cautionnement avant d’entrer en fonction.

La commission de réception des marchés vérifie la conformité qualitative et quantitative des biens ou services par rapport aux clauses contractuelles. Elle est chargée de signer le procès-verbal de réception qui atteste la livraison effective de la commande. Son intervention permet de contrôler la matérialité de la prestation avant que le service fait ne soit certifié. Elle participe ainsi à la validation de la réalité de la dette avant la phase de liquidation.

La commission contrôle la régularité des procédures de passation des marchés publics engagées par l’administration. Elle examine et valide les dossiers d’appel à la concurrence avant que ceux-ci ne soient lancés officiellement. Sa mission consiste à veiller au respect des principes fondamentaux de la commande publique comme la transparence et l’égalité de traitement. Elle intervient également dans la validation des mises à jour des plans de passation de marchés.

Le contrôle financier vérifie la régularité et la conformité aux lois de tout engagement de dépense publique. Il délivre un visa préalable sur les actes d’engagement en vérifiant la disponibilité des crédits et l’exactitude de l’imputation budgétaire. Il exerce une fonction de conseil auprès des ordonnateurs pour améliorer leur gestion financière et budgétaire. En outre, il effectue des contrôles a posteriori pour s’assurer de la matérialité de la dépense et de la conformité de la certification du service fait.

Il faut s’assurer en début d’année que la nomination des acteurs soit effectuée pour se préparer à l’exécution proprement dite : la PRMP, l’ORDSEC, le GAC, la CAO, l’UGPM et la Commission de Réception. Parallèlement, le GAC et l’ORDSEC doivent être notifiés des documents de référence tels que le budget d’exécution, la circulaire d’exécution, la circulaire de régulation. Les gestionnaires d’activités doivent aussi avoir centralisé leurs besoins et les avoir transmis à la PRMP pour organiser la passation de marchés. Une phase cruciale consiste en la consolidation du Plan Annuel d’Engagement et de Mandatement au niveau central ainsi qu’en l’envoi des dossiers d’accréditation aux instances du Ministère de l’Économie et des Finances. Pour les nouveaux ordonnateurs, la création de logins pour les systèmes SIIGFP et SIGMP est indispensable pour entamer les opérations techniques sur les crédits alloués.

La passation débute par le choix d’un mode adapté par la personne responsable des marchés publics, qu’il s’agisse d’un achat direct, d’une consultation ouverte ou d’un appel d’offres. Après la préparation et le lancement des dossiers de consultation, une séance publique est organisée pour l’ouverture des plis, suivie d’une évaluation à huis clos par la commission d’appel d’offres. Une fois l’attribution provisoire prononcée, un délai de recours de dix jours est observé avant la signature du marché définitif avec le fournisseur. Le processus se termine par la réception des prestations par la commission dédiée et la certification finale du service fait par le gestionnaire d’activités.

L’exécution normale de la dépense publique repose sur quatre phases chronologiques obligatoires commençant par l’engagement, qui se décline en un volet juridique créant l’obligation et un volet financier réservant les crédits. La liquidation intervient ensuite pour constater la réalité du service fait et arrêter le montant exact de la dette due par l’administration. L’ordonnancement est l’acte par lequel l’ordonnateur donne l’ordre formel au comptable public de payer la créance par l’émission d’un titre de paiement. Enfin, le paiement est la phase comptable où le Trésorier, après vérification du dossier, procède au règlement effectif du créancier, libérant ainsi l’État de sa dette.

La régie d’avances est un mécanisme dérogatoire permettant au Trésorier Général de verser des fonds à un régisseur pour régler directement des dépenses urgentes ou de faible montant sans mandatement préalable. Il existe des régies renouvelables pour les besoins répétitifs et des régies uniques pour des opérations spécifiques et ponctuelles. Le régisseur doit obligatoirement constituer un cautionnement, tenir un livre-journal de caisse et produire les pièces justificatives d’emploi des fonds dans un délai d’un mois. Toute dépense effectuée par ce biais doit être régularisée au plus tard le 31 décembre de l’année en cours, sous peine d’engager la responsabilité pécuniaire du régisseur.

Certaines dépenses font l’objet d’un encadrement renforcé, comme les carburants qui sont gérés via des cartes de paiement électronique avec une répartition des crédits par des gestionnaires nommés. Pour l’entretien des matériels roulants, un diagnostic technique préalable et un visa du bon de commande par le SRB sont exigés avant tout engagement. Concernant les bâtiments administratifs, les crédits d’entretien ne peuvent servir à des modifications de structure ou des extensions, et les devis doivent être validés in-situ par le SRB. Pour l’achat de nouveaux matériels, un recensement complet et l’obtention d’un quitus de la comptabilité des matières sont nécessaires pour justifier la gestion des années précédentes.

Les ajustements budgétaires peuvent prendre la forme d’un aménagement au sein d’un même programme, d’un virement entre programmes d’un ministère ou d’un transfert entre deux ministères distincts. Les services techniques déconcentrés en région ne sont généralement concernés que par les aménagements. Les aménagements sont strictement interdits entre les grandes rubriques de fonctionnement comme les indemnités et les biens et services, sauf autorisation exceptionnelle du Conseil des Ministres. La procédure nécessite l’élaboration d’une note de présentation, une saisie sur le système SIIGFP et l’obtention des visas du contrôle financier et de la direction du budget. Ce processus garantit que les modifications restent conformes aux priorités gouvernementales tout en offrant une flexibilité de gestion.

La reddition de comptes vise à assurer la transparence et la sincérité de l’exécution budgétaire à travers la production des Fiches de Centralisation Comptable (FCC) et des Bordereaux de Crédits Sans Emploi (BCSE). Les FCC certifient la conformité entre les écritures de l’ordonnateur et celles du comptable, tandis que les BCSE constatent les montants non utilisés et permettent au MEF de préparer la Loi de Règlement. Le défaut de production de ces documents entraîne des sanctions sévères, telles que la désactivation des accès au système SIIGFP ou le blocage des nouveaux visas d’engagement par le contrôle financier. Ces mécanismes sont essentiels pour permettre aux autorités de contrôle, comme la Cour des Comptes, de vérifier la régularité des opérations financières publiques.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi +

Cas Contribution Internationale
▪ Décision ministérielle
▪ CIN bénéficiaire ou compte bancaire

Cas prestataire
▪ Photocopie NIF/STAT
▪ Relevé d’Identité Bancaire

Cas SPECL
▪ Photocopie certifiée de la Décision de nomination du gestionnaire de compte, gestionnaire de carte et porteur de carte
▪ Photocopie certifiée de la CIN du Gestionnaire de compte SPECL

Cas ECD
▪ Photocopie certifiée de la décision d’engagement
▪ Photocopie certifié de la CIN

Cas Billeteur ou dépositaire
▪ Décision de nomination
▪ CIN si ECD

Cas fonctionnaire
▪ Certificat Administratif ou Attestation

Cas évacuation sanitaire
▪ Décision Ministérielle
▪ CIN bénéficiaire ou compte bancaire hôpital

A respecter

▪ Les cartes NIF/SAT doivent être à jour et les photocopies légalisées,

▪ Toutes certifications/légalisations de photocopies doivent être datées de moins de trois mois

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi +

• Si Ordonnateur de recettes ou dépenses

▪ Photocopie certifiée de l’Acte de Nomination

▪ Photocopie BCSE en fin de période de l’Ordonnateur sortant en cas de changement d’acteur

• Si autres utilisateurs :

▪ Photocopie certifiée de l’acte de nomination de l’ordonnateur +

▪ Lettre portant confirmation des utilisateurs autorisés par l’ORDSEC faisant figurer : Code ORDSEC, Nom et Prénom, n° matricule ou CIN

A respecter

▪  Les FCC/BCSE de l’année écoulée doivent être réglés avant de procéder à toute demande de création d’enregistrement dans le SIIGFP.

▪ Toutes certifications/légalisations de photocopies doivent être datées de moins de trois mois

Pièces requises

▪ Bordereau d’Envoi

▪ Photocopie certifiée de l’Arrêté de création de la régie

▪ Photocopie certifiée de l’Arrêté de répartition

▪ Photocopie certifiée de l’Arrêté de Nomination du régisseur visé par le CF, avec code régisseur

A respecter

▪ Toutes certifications de photocopies doivent être datées de moins de trois mois

Pièces requises

▪ Bordereau d’Envoi

▪ Projet d’arrêté ou décret de virement vérifié par SRB

▪ Fiche de projet pour les PIP

Pièces requises

▪ Bordereau d’Envoi

▪ Fiche de Centralisation Comptable par trimestre (03 exemplaires)

▪ Bordereau de Crédits Sans Emplois  (03 exemplaires)

A respecter

▪ Les FCC sont à produire à la fin de chaque trimestre

▪ Les BCSE en fin d’exercice sont à produire et à déposer auprès du SRB avant le 27 mars de l’année (date susceptible de modification en fonction du circulaire d’exécution annuel)

▪ Les BCSE résultants du changement d’acteur ou de code sont à produire et à remettre auprès du SRB à tout moment

▪ Les FCC/BCSE, doivent comporter  toutes les signatures avant leur dépôt auprès du SRB