Man’IAL’agent de l’Etat et des CTD bénéficie d’un droit à la prise en charge de ses frais lorsqu’il effectue un déplacement par ordre pour les besoins du service. Cette couverture financière s’applique aux missions temporaires mais aussi aux déplacements définitifs. Le Bureau du Transit Administratif au sein du Service Régional du Budget Amoron’i Mania s’occupe du visa de l’ordre de route afférent à ces déplacements, ainsi que de la certification de la liste des bagages.
Les agents de l’État sont répartis en deux catégories distinctes pour déterminer leurs droits lors des déplacements. Le Groupe I comprend les agents bénéficiant d’un indice salarial égal ou supérieur à 800, tandis que le Groupe II concerne ceux dont l’indice est inférieur à ce seuil. Cette classification est fixée à la date du déplacement et détermine directement le niveau des remboursements pour les frais de séjour, la classe de transport ainsi que le volume de bagages autorisé.
L’administration reconnaît deux types de mouvements professionnels par ordre pour le service. L’agent est en déplacement temporaire lorsqu’il quitte sa résidence habituelle pour une mission ponctuelle, un intérim, un concours ou un stage, avec l’obligation de réintégrer son poste d’origine à la fin de l’opération. À l’inverse, le déplacement définitif correspond à un changement permanent de résidence administrative suite à une nouvelle affectation, une nomination à un haut emploi ou un départ à la retraite.
Tout mouvement pour le service nécessite la délivrance d’un ordre de route par l’autorité administrative compétente. Ce document officiel doit obligatoirement mentionner le motif du déplacement, l’itinéraire complet, les localités visitées, les délais accordés ainsi que le jour et l’heure de départ écrits en toutes lettres. Pour être valable et ouvrir droit à une indemnisation, cette feuille doit être présentée au service du Transit Administratif dans un délai de vingt-quatre heures pour recevoir les visas réglementaires constatant la présence réelle de l’agent.
Le droit au transport et aux indemnités de séjour est strictement encadré par des critères de distance et de durée. Pour que le déplacement soit pris en charge, la destination doit se situer à une distance minimale de cinq kilomètres du point de départ. De plus, pour les missions temporaires, l’agent doit rester absent de son domicile pendant une durée égale ou supérieure à huit heures consécutives. Les mouvements liés à des convenances personnelles, comme les permutations sur simple demande, ne donnent droit à aucune prise en charge.
Lors d’un déplacement temporaire à l’intérieur du territoire national sur des axes pourvus de services publics de transport, l’agent perçoit une indemnité de tournée. Le montant journalier est fixé à 36 000 Ariary pour le Groupe I et 30 000 Ariary pour le Groupe II. Le décompte financier se base sur des tranches de huit heures, chaque tranche complète correspondant à un taux partiel pour un repas ou un découcher. Toute durée restante inférieure à huit heures est négligée et n’ouvre pas de droit supplémentaire.
Pour les déplacements sur des pistes ou routes enclavées où l’administration ne fournit pas de véhicule, une indemnité kilométrique forfaitaire est allouée. Elle s’élève à 40 000 Ariary par journée avec découcher et à 20 000 Ariary par demi-journée sans découcher. Sauf dérogation spéciale, ce paiement est limité à six indemnités entières par mois. En cas de déplacement définitif sur ces mêmes axes, le taux est fixé à 1 000 Ariary par kilomètre parcouru pour chaque personne bénéficiaire.
Les agents envoyés en mission temporaire hors de Madagascar perçoivent des indemnités journalières fixées en devises selon la zone géographique pour couvrir l’intégralité des frais de séjour. Le taux est de 450 USD pour l’Europe et l’Amérique, 360 USD pour l’Asie et 350 USD pour l’Afrique et le Moyen-Orient. Ces sommes sont payables au départ d’Antananarivo ou auprès des agences comptables des représentations diplomatiques. Ces montants forfaitaires englobent les frais d’hébergement et de restauration à l’étranger.
Le déplacement définitif entraîne une prise en charge élargie incluant l’agent et sa famille, composée du conjoint et des enfants légitimes ou reconnus. En plus du transport, l’administration verse une indemnité de frais d’hôtel et de restauration pendant la durée du trajet, limitée à quinze jours. Une indemnité forfaitaire de déménagement et d’aménagement est également octroyée pour l’installation. Elle s’élève à 200 000 Ariary pour le Groupe I et 140 000 Ariary pour le Groupe II pour une famille de quatre personnes.
La gestion du transit est désormais dématérialisée via le système SIIGTA, qui assure la traçabilité électronique des ordres de route. Le processus impose des visas successifs saisis informatiquement au départ, au passage intermédiaire éventuel, à la destination et à la fin du déplacement. L’obtention du visa final est techniquement bloquée si le visa à destination est manquant. Ce système communique directement avec le SIIGFP pour automatiser le calcul des durées de séjour et permettre l’engagement budgétaire des indemnités.
Le confort du voyage dépend du groupe de l’agent, le Groupe I voyageant en première classe et le Groupe II en deuxième classe pour le train ou le bateau. En avion, les titulaires de hauts emplois accèdent à la classe affaire tandis que les autres agents voyagent en classe économique. La franchise de bagages est de 25 kg pour une mission temporaire. Pour un déplacement définitif, elle est beaucoup plus importante, atteignant 1 500 kg pour un agent seul du Groupe I et 1 000 kg pour le Groupe II.
Pièces requises
▪ Formulaire Ordre de Route dûment rempli
▪ CIN ou permis de conduire original en cas de visa au passage
A respecter
▪ Le formulaire « Ordre de Route » doit être totalement complété
▪ Ecrire les dates et les heures en « lettre », sauf l’année
▪ Eviter les ratures et/ou Blanco
▪ Faire approuver toutes rectifications par l’agent du transit
▪ Le visa « au passage » ne peut être accordé sans le visa « au départ »,
▪ Le visa en «fin de déplacement » ne peut être accordé sans « visa au passage » NI avant la date d’arrivée
Pièces requises
▪ Formulaire Ordre de Route dûment rempli
▪ CIN ou permis de conduire original en cas de visa au passage
A respecter
▪ Les déplacements hors Transit doivent être enregistrés sur le SIIGTA du bureau de Transit Administratif territorialement compétent avant l’engagement sur SIIGFP.
▪ Le Formulaire « Ordre de Route » doit être totalement complété
▪ Ecrire les dates et les heures en « lettre », sauf l’année
▪ Eviter les ratures et/ou Blanco
▪ Toutes rectifications doivent faire l’objet d’une approbation par l’agent du transit compétent.
Pièces requises
▪ Liste des bagages dûment remplie, en 3 exemplaires minimum
▪ Formulaire Ordre de route dûment rempli
A respecter
▪ Le Formulaire « Ordre de Route » doit être totalement complété
▪ Ecrire les dates et les heures en « lettre », sauf l’année
▪ Eviter les ratures et/ou Blanco