Logements et Bâtiments Administratifs

Un bâtiment ou logement administratif désigne un bien immobilier qui appartient effectivement à l’Administration ou qui est mis à sa disposition pour assurer le fonctionnement des services publics. Un logement est un local spécifiquement aménagé pour servir de résidence exclusive à un agent et à sa famille, devant obligatoirement répondre aux conditions d’hygiène et de sécurité requises. Par opposition, les bâtiments administratifs sont destinés à un usage de bureau ou à d’autres nécessités spécifiques du service. Ce patrimoine est géré de manière exclusive par le Ministère chargé des Finances, qui en supervise l’attribution, le retrait et le recensement annuel obligatoire pour garantir la protection des intérêts de l’État

Le patrimoine immobilier de l’État se divise en plusieurs catégories spécifiques selon la fonction et le rang des bénéficiaires. Les Palais d’État sont strictement réservés au Président de la République et au Premier Ministre, tandis que les hôtels ministériels accueillent les membres du Gouvernement, les chefs d’Institutions constitutionnelles, les membres de la Haute Cour Constitutionnelle et les anciens Chefs d’État. On distingue ensuite les logements de fonction, dont l’attribution est liée à l’acte de nomination de l’agent, et les logements de type social ou économique qui peuvent être situés à l’intérieur ou en dehors de l’enceinte d’un service. Enfin, sur le plan budgétaire et fonctionnel, les locaux sont classés comme bâtiments à usage de bureau, de logement ou de bureau-logement.

Le recensement des logements et bâtiments administratifs est une opération annuelle obligatoire visant à identifier l’ensemble du patrimoine immobilier sur le territoire national. Les responsables administratifs de chaque institution ou collectivité doivent faire procéder à cet inventaire pour permettre à l’État d’évaluer les besoins en entretien. Les dossiers de recensement doivent être déposés à la Direction du Patrimoine de l’État ou aux services régionaux avant le 30 juin de l’année en cours. Cette démarche garantit une gestion stratégique et un suivi précis des propriétés appartenant à l’État Malagasy.

Le quitus de recensement est un document administratif indispensable qui atteste qu’un bâtiment est officiellement répertorié par l’Administration. Ce document constitue un verrou financier car aucun engagement de dépenses pour des travaux d’entretien ne peut être visé sans le quitus de l’année précédente. Il sert de preuve que le logement appartient effectivement à l’État et justifie la légitimité des investissements publics sur le bien. Le recensement est donc un préalable obligatoire pour obtenir ce quitus de validité annuelle.

L’attribution d’un logement administratif relève de la compétence exclusive du Ministère chargé des Finances. Tout département utilisateur doit soumettre un projet d’autorisation qui est ensuite entériné par une décision officielle de la Direction du Patrimoine de l’État. L’entrée dans les lieux nécessite obligatoirement une remise des clés, un état des lieux contradictoire et un inventaire du mobilier. Ces formalités permettent d’engager formellement la responsabilité de l’occupant vis-à-vis du patrimoine mis à sa disposition.

Le recours au bail à loyer est une solution utilisée par l’Administration lorsqu’elle ne dispose pas de bâtiments en propre pour ses services ou agents. Pour bénéficier d’un logement par bail, l’agent doit avoir au minimum le rang de chef de service. Il doit également prouver qu’il n’est pas déjà logé par l’État et qu’il ne bénéficie d’aucun autre avantage lié au logement. Enfin, l’attribution est strictement conditionnée par la disponibilité des crédits budgétaires sur les comptes spécifiques prévus à cet effet.

La validité d’un contrat de bail avec l’Administration dépend d’un circuit administratif rigoureux composé de quatre étapes. Il faut d’abord obtenir l’accord préalable du Ministre des Finances avant toute signature du contrat. Ensuite, le projet doit recevoir le visa du Contrôle Financier pour vérifier la régularité de l’engagement budgétaire. Après l’approbation formelle de la Direction du Patrimoine de l’État, le contrat doit impérativement faire l’objet d’un enregistrement auprès du centre fiscal local.

Certaines clauses courantes dans le secteur privé sont strictement interdites dans les contrats de bail conclus par l’Administration. Il est interdit d’inclure une clause de tacite reconduction, car la durée du bail doit toujours être déterminée. Le paiement de cautions, de dépôts de garantie ou de pénalités de retard est également formellement prohibé. Enfin, le loyer ne peut jamais être libellé en monnaie étrangère ni être payé pour le mois en cours.

Les logements administratifs sont strictement réservés à l’habitation de l’attributaire et de sa famille proche. Toute sous-location est formellement interdite et peut entraîner des poursuites civiles ou pénales contre l’agent. Il est également interdit de transformer sans autorisation un bâtiment d’habitation en bureaux ou vice-versa. Toute modification de la structure ou du plan du bâtiment nécessite un accord préalable du Ministère chargé du Budget pour des raisons de sécurité.

L’occupation d’un logement prend fin automatiquement selon des délais fixés par la catégorie du bien après la cessation des fonctions. Pour un logement de fonction, l’occupant dispose d’un mois après l’abrogation de son acte de nomination pour libérer les lieux. Ce délai est porté à trois mois pour les logements sociaux ou économiques et pour les bâtiments à usage de bureaux. Passé ces délais, l’occupant est considéré comme sans droit ni titre, ce qui autorise l’Administration à engager des poursuites judiciaires pour l’expulser.

Les devis concernant l’entretien ou la construction de bâtiments administratifs doivent être validés par les services techniques compétents avant tout marché. Cette validation est assurée par le Service des Logements et Bâtiments Administratifs au niveau central ou par les services régionaux. Une vérification sur le terrain peut être effectuée pour s’assurer de l’exactitude des quantités mentionnées dans le bordereau. Le dossier doit comprendre des plans complets et le quitus de recensement de l’année précédente pour être recevable.

Le contrôle des travaux de réhabilitation ou de construction est assuré par des techniciens officiellement nommés. La Personne Responsable des Marchés Publics du département concerné doit demander la désignation de ces représentants auprès du service spécialisé. Ces techniciens proposent leur expertise pour garantir que les travaux sont réalisés conformément aux normes et aux devis validés. Cette supervision rigoureuse permet de préserver l’intégrité architecturale et la sécurité du patrimoine immobilier de l’État.

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Fiche de recensement des patrimoines immobiliers à la disposition au Service

▪ Certificat d’immatriculation et de situation juridique de moins de 3 mois ou Note de présentation en cas d’indisponibilité de ces documents

A respecter

▪ A effectuer annuellement même en cas d’absence d’une ligne de crédit destinée à d’entretien de bâtiment

▪ Déclaration à effectuer avant le 30 juin de l’année N

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Demande adressée au Chef SRB

▪ Certificat d’immatriculation et de Situation juridique ou à défaut : tout autre acte permettant de prouver l’appartenance de la propriété à l’Etat Malagasy et lui autorisant son utilisation

A respecter

▪ Le recensement est obligatoire avant la délivrance du quitus

▪ Validité : N-1

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Demande de validation des devis adressée au Chef SRB

▪ Certificat d’Immatriculation et Situation Juridique de moins de 03 mois.

▪ Acte de donation visé par la Commune dans le cas où le terrain serait une donation d’une tierce personne,

▪ Plans complets des travaux et Bordereau des Détails Quantitatifs s’y rapportant, en 02 exemplaires.

▪ Quitus N-1 ou N du logement/Bâtiment

A respecter

▪ La validation des devis doit précéder toute procédure de passation de marchés,

▪ Eviter les ratures et Blanco dans les devis /conventions

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Demande de validation des devis/visa bon de commande

▪ Bordereau des Détails Quantitatifs en 2exemplaires originaux et une photocopie pour archive

▪ Copie Quitus N-1 ou quitus N

A respecter

▪ La validation des devis doit précéder toute procédure de passation de marchés.

▪ Eviter les ratures et blanco dans les devis /conventions

Pièces requises

▪ Bordereau d’envoi

▪ Demande adressée au Chef SRB

▪ Lettre de Déclaration sur l’honneur confirmant que le bénéficiaire n’est pas logé par le soin de l’administration.

▪ Arrêté portant nomination du bénéficiaire 

▪ Fiche de paie du bénéficiaire

▪ Copie CIN

▪ Certificat de résidence

A respecter

▪ La lettre de déclaration sur l’honneur est à légaliser auprès de la commune

Pièces requises

 Pour la demande d’accord du MEF

▪ Bordereau d’envoi
▪ Note de présentation
▪ Contrat de bail – 7 exemplaires (selon le modèle fourni par le SRB)
▪ Acte de nomination du bénéficiaire (si logement ou bureau logement)
▪ Certificat de situation juridique original, moins de 03 mois et/ou éventuellement : acte de décès, de partage, de vente ou procuration
▪ Photocopie certifiée de la dernière FCC
▪ Etat des lieux établis par le SRB
▪ Attestation de non logement délivrée par le SRB
▪ Fiche de paie du bénéficiaire (cas de logement ou bureau-logement) ;
▪ Lettre de renonciation à l’indemnité de logement dès l’approbation du bail (signée par le bénéficiaire et le représentant de son Département d’origine)
▪ RIB du bailleur en cas de paiement du loyer par virement bancaire ;
▪ Photos de l’immeuble sur papier A4 : vue d’ensemble, de face et de profil.
▪ Une lettre d’autorisation à contracter un bail provenant du créancier, en cas de propriété grevé d’hypothèque
▪ Copie certifiée du CIN de la propriété
▪ Copie certifiée de la NIF
▪ Copie certifiée de la Carte Statistique du bailleur
▪ Déclaration sur l’honneur avec légalisation de la signature
▪ Copie certifiée du 1er feuillet du livret de famille ou acte de mariage / ou certificat de célibataire/ou certificat de divorce du fonctionnaire bénéficiaire

 Pour l’approbation du contrat de bail par le SRB

▪ Bordereau d’envoi
▪ Accord du MEF
▪ Contrats de baux visés par le CF
▪ Tout autre document utile

A respecter

▪ Avant l’envoi des dossiers au MEF pour demande d’accord, il est recommandé de faire vérifier l’ensemble des documents par le SRB.

▪ Les Clauses relatives au paiement de caution, de loyer du mois en cours et loyers libellés en devise ne sont pas autorisées dans le contrat.